Utskriftsvennlig versjon

Arkivorganisering

Åmli kommune er å rekne som eitt organ etter arkivforskrifta § 1-1. Kommunen har sentralisert arkivtenesta i høve til arkivforskrifta § 2-4, og har sidan april 2006 nytta ePhorte som fullelektronisk sak-/arkivsystem.

Sentralarkivet fungerer som ei journalføringseining med felles postjournal, saksarkiv (k-kodar) og personalarkiv for heile kommunen. All journalføring og administrativ handsaming skal skje i elektronisk sak-/arkivsystem, med unntak av ein del personsensitive arkiv som førast i lukka fagsystem og lagrast på papir.

Åmli kommune har følgjande arkivskaparar pr. 1.1.2016:

Arkivskapar:

Type arkiv:

Merknad:

Ordførar

Saksarkiv

ePhorte

Rådmannen

Saksarkiv

ePhorte

Rådmannens stab
Inkl. økonomi

Saksarkiv
Personalarkiv
Kommunal innfordring
Rekneskapsbilag
Lønsbilag

ePhorte
ePhorte
ePhorte
Agresso - papir
Agresso - papir

Eining for Oppvekst

Saksarkiv
Personalarkiv
Barnehagebarnarkiv
Elevarkiv
Elevarkiv - voksenopplæring
Elevarkiv - PPT
Karakterprotokollar
Klientarkiv - flyktninger
Klientarkiv - helsestasjon

 ePhorte
ePhorte
ePhorte
ePhorte
ePhorte
HK-data - papir
Unique Skole - papir/overføres elevssak ePhorte
Visma Flyktning - papir
WinMed3- papir

Eining for Helse og velferd

Saksarkiv
Personalarkiv
Pasientarkiv Åmli pleie- og omsorgssenter
Klientarkiv - kommunelege
Klientarkiv - fysioterapeut

ePhorte
ePhorte
Profil - papir
Systen X - papir
ProMed - papir

Eining for Habilitering og ressurs

Saksarkiv
Personalarkiv
Husbanksaker
Klientarkiv - psykiatri/rus
Klientarkiv - sosiale ytelsar
Pasientarkiv - tenesta for funksjonshemma

ePhorte
ePhorte
ePhorte
Profil - papir
Visma Velferd - papir
Profil - papir

Eining for Samfunn

Saksarkiv
Personalarkiv
Byggesak/delingssak/landbrukssak
Planarkiv
Kommunal eigedom
Skannet eldre gnr/bnr arkiv

ePhorte
ePhorte
ePhorte
ePhorte - anna på sikt
ePhorte
BraArkiv (kopiarkiv, avlevert på papir)

I tillegg er ei rekke offentlege tenester skilde ut som interkommunale samarbeid, interkommunale selskap eller kommunale aksjeselskap. Arkivdanninga ved desse organa fell utafor kommunen sitt normale ansvarsområde, men av omsyn til framtidige brukarar av arkivmaterialet vil ein prøve å halde arkivplanen oppdatert over kva tenester dette gjeld.

For Åmli kommune gjeld dette fylgjande tenester:

Interkommunale samarbeid:

Arkivansvaret følgjer vertskommunen.

  • IKT-samarbeid for Østregionen (DDØ):
    Interkommunalt samarbeid mellom Gjerstad, Vegårshei, Tvedstrand, Risør og Åmli kommune. Inneber drift, vedlikehald og innkjøp av felles programvare, servere m.m. Vegårshei kommune er vertskommune
  • Barnevertjenesten Øst i Agder:
    Interkommunalt samarbeid mellom Åmli, Tvedestrand, Gjerstad, Vegårshei og Risør. Gjerstad kommune er vertskommune.
  • Felles skatteoppkrever i øst: Tvedestrand kommune er vertskommune.
  • Østre Agder Brannvesen - OABV:
    Interkommunalt selskap for Arendal, Froland, Tvedestrand, Risør, Gjerstad, Vegårshei og Åmli kommune. Arendal kommune er vertskommune
  • Østre Agder krisesenter: Arendal kommune er vertskommune
  • Arendal legevakt: Arendal kommune er vertskommune
  • 110 Alarmsentral: Arendal kommune er vertskommune
  • Interkommunal arbeidsgiverkontroll (IAA): Arendal kommune er vertskommune
  • Felles veterinærvakt: Åmli kommune er vertskommune

Interkommunale selskap:

Etter kommunelova §27.
Separat arkivansvar. Pålagde å føre offentleg journal etter offentleglova § 2 og ellers følge arkivloven.

  • Indre Agder og Telemark Avfallsselskap - IATA:
    Interkommunalt selskap for Åmli, Nissedal, Nome og Drangedal kommune. Har eige arkiv.
  • Konsesjonskraftfondet for Aust-Agder IKS:
    Eit felles fond for dei ti kommunane i Aust-Agder med rett til konsesjonskraft. Aust-Agder fylkeskommune er og deltakar. Kontor i Valle.
  • Aust-Agder museum og arkiv (KUBEN):
    Eigd av kommunane og Aust-Agder fylkeskommune. Dei fungerer som arkivrådgjevarar for kommunane og depotinstitusjon for eldre arkiv.
  • Arendal revisjonsdistrikt IKS
  • Temark - Agder og Telemark kontrollutvalgssekretariat IKS

Aksjeselskap med kommunalt eigarskap:

Separat arkivansvar. Pålagde å føre offentleg journal etter offentleglova § 2 dersom kommunen sin eigarandel er større enn 50%. Åmli kommune eig ikkje meir enn 50% i nokre av selskapa som er lista opp under.
Åmli kommune har ikkje rekneskapsføringa for aksjeselskap.

  • Åmli Næringsbygg AS - 50% eigarandel
  • Mezina Industribygg AS - 33,33% eigarandel
  • Åmli Verkstedbygg AS - 33,33% eigarandel
  • Åmli Veksthus AS - 28,57% eigarandel
  • Multicombygget AS - 25,5% eigarandel
  • ÅmliAvisa AS
  • Proflex AS
  • Durarpart AS
  • Aust Agder Næringsselskap AS
  • Agder Energi AS
  • Kommunekraft AS
  • Kilandsfoss AS
  • Visit Sørlandet
  • Attføringsinst. Rauland

Stiftelsar med kommunal eigarskap:

  • Stiftelsen Koppsåna kulturminne
  • Aust-Agder utviklings- og kompetansefond - bak denne stiftelsen står 15 kommunar i Aust-Agder

Andre samarbeidsavtalar:

  • Offentlig fellesinnkjøp på Agder (OFA)
  • Interkommunalt utvalg mot akuttforurensning (IUA)
  • Opplæringskontoret for Midt- og Østregionen
  • Friluftsrådet sør
Laster...