Arkivtenesta avgjer kva som er arkivuverdig og arkivverdig post, og fordelar posten til dei ulike einingane og saksbehandlarane i sak-/arkivsystemet, eller i posthylle dersom det er post til fagsystem. Ein gjer det same med post som kjem til postmottak/Altinn/SvarInn.

Det er saksbehandler sitt ansvar å sjå til at postfordelinga er rett, og at ev. tilgangskode, tilgangsgruppe, kopimottakarar m.m. er rett, og at det skanna dokumentet har tilfredsstillande kvalitet.
Saksbehandlar har sjølv ansvar for å be om å sette på kopimottakarar, om ikkje arkivtenesta har gjort det ved registrering.

Arkivtenesta føretek arkivavgrensing av alle typer inngåande post. Akivuverdig post blir lagt i posthyller, eller videresendt pr epost. Invitasjonar, reklame, fakturaer og rundskriv er døme på dokument som blir arkivavgrensa.