Vi har plikt til å arkivere alle dokument som blir til som ledd i organets virksomhet, dersom dei har verdi som dokumentasjon eller er gjenstand for saksbehandling.

• Er dokumentet eit saksdokument?
• Er det sendt inn eller ut av virksomheten?
• Blir det saksbehandla og har verdi som dokumentasjon?

Om du kan svare ja på eit av desse spørsmåla skal dokumentet arkiverast.
Om du kan svare ja på alle tre spørsmåla skal dokumentet journalførast.
NB: I vårt sak-/arkivsystem heng arkivering og journalføring tett saman, det er ikkje mogleg å berre arkivere. Difor må alle dokument som må arkiverast også journalførast.

Er dokumentet eit saksdokument?

• For å vite om dokumentet er eit saksdokument, må du først vurdere om innhaldet gjeld virksomhetens ansvarsområde. I tillegg skal det enten ha kome inn, være lagt frem for eller blitt oppretta virksomheten.
• Eit dokument reknast som oppretta av virksomheten i det du sender det ut. Det vil sei at eit dokument under arbeid ikkje blir eit saksdokument før du sender det. 
• Organinternt dokument regnast som saksdokument når det er ferdigstilt/ekspedert og det ikkje skal gjerast fleire endringar i det.
• Begrepet saksdokument er svært vidt, og omfatter dei fleste dokumenta du tek imot eller sjølv oppretter som ansatt i kommunen.

Er det sendt ut eller inn av virksomheten?

• Når du veit at dokumentet er et saksdokument, må du vurdere om det er sendt inn eller ut av virksomheten.
• Her snakker vi om sending i vid forstand. Det er ikkje kanalen eller metoden for sending eller mottak av eit dokument som har noko å sei, men at dokumentet har blitt formidla til eller frå ein representant for virksomheten – altså deg.
• Hvis du har fått ein henvendelse, eller sjølv har henvendt deg til nokon utanfor din eigen virksomhet, reknast denne kommunikasjonen som «sending» inn eller ut.

Unntak: Interne dokument

• Som hovudregel er det ikkje journalføringsplikt for interne dokument. 
• Nokre dokument som kun er arbeida med internt i virksomheten er alltid journalføringspliktige, sjølv om dei er interne. Dette gjeld til dømes dokument som inneheld virksomheten si endelege avgjerlse i ei sak. Du må likevel vurdere om dokumentet skal arkiverast – og då det nok at det enten har blitt saksbehandla, eller har verdi som dokumentasjon.
• I Åmli kommune behandlar vi interne dokument på same måte som andre dokument.

Unntak: Dokument om innsyn

• Ein vanlig henvendelse med krav om innsyn i en sak, og svaret på denne, er ikke journalføringspliktige sjølv om dei er sendt inn og ut.
• Du skal likevel journalføre dokument om innsyn hvis dei gjeld eller inneheld ein nærare begrunnelse, ein klage, eit krav om betaling for innsyn eller eit spørsmål om korleis innsyn skal gis.
• For innsynsforespørslar som kjem i vårt sak/arkivsystem er dette ivaretatt med ein eigen sakstype. For andre innsynsforespørslar må ein ta omsyn til dette.

Blir det saksbehandla og har verdi som dokumentasjon?

• Den tredje og siste vurderinga du må gjere for å vite om du skal arkivere/journalføre eit dokument, er om det blir saksbehandla og har verdi som dokumentasjon. Desse to kriteria oppfyllast ofte samtidig.
• Saksbehandling er det du gjer med eit dokument i stillinga di, og det skal generelt lite til av vurdering før noko reknast som saksbehandling.

Vurderingane over er henta frå Arkivverket sin veileder. Under finn du lenke til denne, der du finn endå meir informasjon om dette:

LENKE: Arkivverket sin veileder for arkivering og journalføring i departementene og statlige virksomheter (gjeld og kommunar) 

Arkivuverdig post tilfredsstiller ikkje krava ovanfor

Denne posten skal ikkje journalførast og kommunen har ikkje plikt til å arkivere:

• Trykksaker (eigeproduserte trykksaker skal derimot arkiverast)
• Rundskriv som ikkje inngår som dokument i ei sak
• Anna mangfaldiggjort og alment tilgjengeleg materiale
• Blankettar som ikkje er utfylte. Det er utgjevaren som har arkivansvar
• Fakturaer - registrerast i fagsystem for reknskap/økonomi
• Meldingar til lønningskontoret (eigenmeldingar/sjukemeldingar)
• Bilag som ikkje er viktig bakgrunnsmateriale i ei sak
• Førespurnader om informasjonsmateriell, om desse ikkje krev offisielle svar
• Kopiar av inngåande brev når originalen er registrert fra før
• Melding om adresseendringar
• Reklame/produktopplysningar
• Hotell- og reisebestillingar
• Invitasjonar, kursinnbydingar, påmeldingar, stadfesting
• Offisielle invitasjonar til kommunen
• Skriv med generell informasjon av kortvarig verdi