Skanning av innkomen post

Om dokumentet er motteke på papir må det skannast og lagrast elektronisk, dersom det skal arkiverast i sak-/arkivsystem, eller i fagsystem med arkivkjerne.

Etter kvart som dokumenta skannast, kontrollerer ein fylgjande:

• At alle dokument er skanna (og arkiverte)
• At alle sider er komne med på kvart dokument
• Om dokumentet kjem i fleire format (A3, A4, A5), må ein passe på at skannaren er stilt inn så dokumentet blir skanna i rett format
• Sjekke om det er i farge eller svart/kvitt
• Sjekke at blanke ark og arka med strekkode er sletta

Godkjent format for elektronisk langtidslagring er PDF/A for tekstdokument.

All arkivverdig post skannast inn i sak/arkivsystemet jmf daglege rutinar.

Arkivverdig e-post motteke direkte hos saksbehandlar skal saksbehandlar sjølv importere til sak-/arkivsystemet.

Dokument frå felles epost eller Altinn/SvarInn (post@amli.kommune.no) importerast direkte til saksmapper i sak-/arkivsystemet og fordelast til saksbehandlar - av arkivtensta

Saksbehandlar har ansvar for å etterkontrollere sine saker og dokument, og skanna filer (hoveddokument og vedlegg)

Rutinar for makulering

Etter ein sikkerheitsperiode på omlag 1 månad, kan skanna papirdokument makulerast, om dei ikkje av juridiske årsaker skal bevarast. Jf. § 3-6 i Forskrift om utfyllende tekniske og arkivfaglige bestemmelser om behandling av offentlige arkiver (riksarkivarens forskrift): https://lovdata.no/forskrift/2017-12-19-2286/§3-6 

Makulering kan skje utan nærare kontroll, då arkivtenesta og saksbehandlar har kvalitetssikra skanning og konvertering frå produksjonsformat fortløpande.

Skanning av utgåande dokument

Det kan skje at utgåande dokument må registrerast inn i sak/arkivsystemet i etterkant. Då kan arkivtenesta hjelpe saksbehandlar med registreringa.

Skanning av inngåande fakturaer

Åmli kommune starta med skanning av faktura 1.10.2013.
Alle inngåande fakturaer blir skanna inn i økonomisystemet av økonomikontoret og distribuert ut til attestantar og så vidare til tilvisar og til slutt til betaling.