Innkomne saksdokument - restansar

All innkomen post som har verdi som saksdokument skal registrerast av arkivtenesta, unntatt epost til saksbehandlars eiga epostadresse, denne har saksbehandlar sjølv ansvar for å eksportere til sak-/arkivsystem.

• Papirpost som mottas direkte av saksbehandlar skal straks leverast arkivtenesta for registrering
• Sjekk sak-/arkivsystemet om du har fått arkivverdig post til behandling (P360: "mine ubesvarte dokumenter" - fanen "Dokumenter")
• Du er ansvvarleg for å lese og besvare/avskrive desse innan rimelig tid
• Sjekk at dokumenta er registrerte i rett saksmappe, og at kvaliteten på det skanna dokumentet er god nok
• Dersom det er andre som skal ha kopi av dokumentet enn det arkivtenesta har sett på, må du gi arkivtenesta beskjed om dette. Du kan ikkje sette på kopimottakarar på journalført dokument sjølv.
• Vurder om dokumentet skal unntakast offentlegheit, og sjekk om arkivtenesta har gjort dette riktig, altså om dokumentet alt er unntatt frå offentleghet på rett måte. Hugs og å ta stilling til avsendar/mottakar. Dersom andre internt må få tilgang til dokumentet kan du gi rettighet, eller be arkivtenesta sette på kopimottakar.
• Sjekk sak-/arkivsystemet om du har fått kopi av post til andre til orientering (P360: "mine ubesvarte dokumenter" - fanen "Kopier")
• Sjekk posthylla di om du har fått anna post eller informasjon
• Sjekk at posten er rett fordelt
   

Eigenproduserte saksdokument

All produksjon av eigne saksdokument skal skje i elektronisk sak-/arkivsystem (Bruk Kokebok som veiledning)

• Vel rett avskrivingsmåte dersom du svarer på eit inngåande
• Vurder om dokumentet skal unntakast offentlegheit (då må du i så fall ha lovheimel, vi unntek ikkje berre fordi det er eit internt dokument) - sjå under
• Hugs å ekspedere alle dokument du produserer sjølv, både utgåande som då sendast, men også notat for å sende til arkiv. Unntaket er saksframlegg, dei skal berre sendast til godkjenning

Dersom dokumentet skal unntakast offentlegheit:

• Sett på rett tilgangskode og rett lovheimel, samt rett tilgangsgruppe
• Gi ev. rettighet til andre som må ha tilgang til dokumentet
• Vurder om det må lagast eigen offentlig tittel. Tittel skal utformast så beskrivande som mogleg, uten å røpe klientforhold eller personen det gjeld.
  Aldri avskjerm heile tittelen, men personnamn og anna som kan røpe KVEN det gjeld skal ikkje med i offentlig tittel. KVA det gjeld skal være synleg så sant ikkje det aleine røper kven det gjeld.
• Vurder om avsendar/mottakar må avskjermast. Dersom det er vedkomande det gjeld som får brevet, eller får kopi.
• Ikkje send personsensitive opplysningar med e-post - bruk i så fall digtal forsendelse via SvarUt

SMS, telefonsamtale m.m. som gir arkivverdig informasjon:

Definisjonen av ordet "dokument" er: "En logisk avgrenset informasjonsmengde som er lagret på et medium for senere lesing, lytting, framføring, overføring eller lignende."
Det er altså ikkje bare brev, epost, planar m.m. som pr definisjon er dokument. Ein sms, melding på sosiale medier, telefonsamtale o.l. kan og være eit dokument. Og dersom det er arkivverdig skal det journalførast og arkiverast same kva slag medium det er mottatt via.
Vi kan løyse dette med å legge inn eit skjermdump av meldinga i eit word-dokument som så blir arkivert. Har du tatt ein viktig telefonsamtale må du bruke notatmal og skrive eit resyme av samtalen, og arkivere.
 

Saker under arbeid (P360)

• Sjekk søket "Under arbeid" og "Mine åpne saker" med jevne mellomrom. Dette gir oversikt over alle dine saksmapper i systemet som ikkje er ferdige eller avslutta
• Saker som er ferdigbehandla skal få status "Avsluttet av saksbehandler"

Sjekk følgjande før du avslutter saka:

• Er alle inngående besvart/avskrivne? Hvis ikkje må du gjere det før du avslutter.
• Er alle dokument ekspedert? Hvis ikkje må du gjere det før du avslutter. (Du finner oversikt over alle slike under "Under arbeid"  og "Mine dokumenter som ikke er ferdigstilt")
• Er det knytta filer til alle dokument? Hvis ikkje må du vurdere om dei skal slettast. Arkivtenesta kan då sette dokumentet til "Utgår"

Saker som er avslutta av saksbehandlar blir fortløpande avslutta av arkivtensta. Desse sakene kan søkast opp på vanleg måte, men er sperra for nyregistrering. Om dei ligg i inneverande arkivperiode kan dei gjerast aktive att av arkivet, om det oppstår nye ting i saken.
 

Besvare innsynsbegjæringar i sak-/arkivsystem

• Publikum og media kan bestille innsyn i dokument frå postlista som blir publisert på kommunens nettside.
• Slike innsynsbegjæringar kjem som eigne saker i sak-/arkivsystemet og må besvarast fortløpande. Her må det tas stilling til om ein kan innvilge, delvis innvilge eller avslå.
• Sjå kokebok for P360 for framgangsmåte.
   

For saksbehandlarar som nyttar andre fagsystem, i tillegg til eller i staden for Public 360

• Klient-/pasientopplysningar og korrespondanse journalførast i fagsystemet - (ihht. eigne rutiner - som er på plass i varierande grad)
• Arkivering skjer enten i arkivkjerne eller i papirbaserte klient-/pasientmapper. Ta alltid utskrift til arkivering!
• For klientarkiv i aktiv bruk må ein sikre gode rutinar i høve personvern og sikring mot skade på dokumenta
   

Rutiner spesielt for leiar:

NB: Vær oppmerksom på at du som leiar har to roller i sak/arkivsystemet. For å få opp spesielle leiarsøk må du bytte til leiarrolla.

• Leiar skal godkjenne dokument etter forespørsel frå sine saksbehandlarar. Eige leiarsøk.
• Leiar har ansvar for å sjå til at eininga ikkje har uforholdsmessig mange ubesvarte dokument. Arkivleiar sender to gonger i året ut restansekontroll, men leiar bør halde seg orientert om staus fortløpande.
• Når ein tilsett i eiinga skal slutte eller ut i lengre permisjon har leiar ansvar for å sjå til at vedkomande er ajour i sak/arkivsystemet (har ekspedert sine dokument, avslutta ferdige saker, besvart alle sine innkomne dokument og alle sine innsynsbegjæringer m.m.). Gjerne i samråd med arkivleiar. Det må lagast liste over saker som ev. skal flyttast over på ny saksbehandlar.
• Når det kjem ny tilsett i avdelinga har leiar ansvar for å sjå til at vedkomande får opplæring i rette system og brukertilgang med rette tilgangar. Slik bestilling skal gå skriftleg til systemansvarleg.