Føremål: Arkivet skal vere ope og tilgjengeleg. Vi praktiserer meiroffentleghet.
 

Papir- eller digitalarkiv:

• Vi har hatt elektronisk arkiv (sakarkiv, personalarkiv, elevarkiv, barnhagebarnarkiv, husbanksaker, LOS-elevar m.m.) sidan april 2006. Dette er søkbart via eArkiv.
• Klientarkiv for pasientar m.m. ved helse, omsorg, tenesta for funksjonshemma, nav, sosial har vore papirbasert fram til ca 2021.
• Eigedomsarkivet (gnr/bnr - landbruk, teknisk) har vore elektronisk sidan april 2006, og papirmateriale eldre enn det er digitalisert, så dette er i sin heilhet tilgjengeleg digitalt, via braArkiv. Papirarkivet (fram til april 2006) er deponert hos AAma (KUBEN).
   

Innsyn i arkivmateriale i elektronisk arkiv

• Dokument som ikkje er unntatt offentleghet blir leverte ut til den som ber om innsyn uavhengig av om vedkommande er part i sak eller ikkje.
• Dersom det er sett tilgangskode på dokumentet skal det likevel vurderast om det kan gis innsyn i heile elle delar av dokumentet.
• Innsynsførespurnader handsamast primært av saksbehandlar, sekundært av arkivtenesta
• Det er saksbehandlar som har det grunnleggjande ansvar for vurdering av offentleghet - om saksbehandlar er usikker, kan vedkommande ta kontakt med arkivtenesta for råd
• Avslag på innsynsførespurnadar skal vere skriftlege og skal arkiverast. Det skal også opplysast om klageadgang. I P360 handterast innsynsforespørslar direkte frå postlista av eigen sakstype.
• Alle tilsette som har tilgang til elektronisk sak-/arkivsystem kan fritt søkje etter informasjon i elektronisk arkiv.
• Tilgang til saker unntatt offentleghet regulerast ved tilgangsstyring i systemet. Kun arkivet har full tilgang.

Jfr Offentleglova
 

Utlån frå papirarkiv (nyare enn 2000)

• Utlån av heile saker, eller større mengder handterast av arkivtenesta
• Eksternt utlån av dokument frå papirarkiv skal ikkje forekome - dokument for utlån skal kopierast, eller om det er store mengder må låntaker gå gjennom arkivmaterialet i kommunens lokale og ev. ta kopi av det vedk. vil ha med heim. Om det er snakk om store mengder skal vedk. betale for kopiane etter vanlege satsar.
• Arkivtenesta skal syte for ein arbeidsplass til den som ynskjer å låne arkivmateriale for gjennomlesing
• Internt utlån av dokument frå papirarkiv skal registrerast av arkivtenesta
• Avleverte arkiv kan ein låne hos AAma (KUBEN) som og syter for lesesal - alt eldre enn år 2000 er deponert her.
   

Innsyn i barnevernarkiv eldre enn 01.01.2016

Frå 01.01.2016 er Åmli kommune med i Barneverntjenesten Øst i Agder med Gjerstad kommune som vertskommune.
Barnevernarkivet frå før denne datoen er arkivert i Åmli kommune sitt bortsettingsarkiv.

Ved spørsmål om innsyn frå dette arkivet praktiserast følgjande (etter avtale med Barnevertjenesten Øst i Agder):

• Henvendelsar(brev) om innsyn i gamle barnevernmapper går til den kommunen der mappa er arkivert og vert registrert som separat sak i sak-/arkivsystemet i den aktuelle kommunen.
• Arkivet ber barneverntjenesten om bistand til å velge ut dokument som skal kopierast og utleverast. Tilsette i barneverntjenesten gjør dette innan rimeleg tid.
• Den aktuelle kommunen sender ut dokumenta frå saken i sak-/arkivsystemet - ved bruk av digital forsendelse (SvarUt).