Kommunen har arkivplikt for styre, råd og utval

Til dømes: kommunestyret, formannskapet, planutvalet, administrasjonsutvalet, valstyret, ungdomsrådet m.fl.

Ein eigen modul i sak-/arkivsystemet ivaretek dei funksjonane som er nødvendige for å administrere utvalsbehandlinga:

• utvalsregister, medlemsregister, møteinnkalling, saksliste, møteprotokoll,
• særutskrift/saksframstilling med fatta vedtak er arkivert i saksmappa

Ansvar

• Saksbehandlar er ansvarleg for å skrive saker, knytte til vedlegg i sak, melde opp saker, følge opp vedtak og sende ut melding om vedtak til partane etter vedtak i møtet, samt ev. oppdatering av vedtekne dokument. (lage nytt dokument i saka)
• Einingsleiar og kommunedirektør er ansvarleg for å godkjenne saksbehandlar sitt arbeid før utsending til politisk behandling.
• Utvalsekretær er ansvarleg for å lage saksliste, sende ut epost om innkalling, føre protokoll etter møtet og sende epost til saksbehandlar om at vedtak er klare til ekspedering, samt lage "Særutskrift" - samla saksframstilling med behandling og vedtak.

Det er laga eigen rutine med ansvarsfordeling i samband med politiske saker. Denne ligg på kommunens intranett saman med møteplan som viser saksfrister.