Arkivet skal vere ope og tilgjengeleg

• Arkivtenesta journalfører innkomne og utgåande post, samt interne dokument, som er meir enn ein dag gamle. Rutinene følgast kvar dag.
• Offentleg postjournal formidlast kontinuerleg på kommunen si nettside www.amli.kommune.no med fire dagars forsinkelse.
• Den offentlege postjournalen skal vere utforma så den gjev god oversikt over kommunen sin eksterne og interne korrespondanse
• Ein sikrar at opplysningar unnateke offentlegheit ikkje kjem på postlista ved at to frå arkivtenesta dagleg kontrollerar postlista i tillegg til at saksbehandlar kontrollerer fortløpande
  • Arkivtenesta vurderar offentlegheit ved registrering
  • Saksbehandlar vurderer om offentlegvurderinga er rett, og vurderer sine eigne utgåande og interne dokument ved registrering.
  • To frå arkivtenesta sjekkar postjournalen dagleg. I tillegg til at arkivleiar sjekkar ved dagleg journalføring.

I postjournal på nettsidene har publikum høve til å sjå alle journalførte postar i ei sak. Det er som hovudregel ikkje høve til å opne dokument frå postjournalen på nettsida. Unnta frå dette er offentlege saksframlegg med vedlegg, samt delegerte vedtak (med unntak av personalvedtak), som ligg ute i fulltekst.

Det er og viktig å presisere at kommunens fagsystem ikkje publiserer postliste på nett.