• Ein journal er ei oversikt over alle innkomne brev/epostar, utgåande brev/epostar og interne notat i sak-/arkivsystemet til kommunen
• Arkivforskrifta fastsett plikt til å føre journal
• I journalen førast all sakspost - også den som er unntatt offentlighet
• Kommunen har plikt til å legge journalen til sentralførande eining tilgjengelig på nettsidene - offentleg postjournal
• Journal frå fagsystem blir ikkje publisert på nett
• Arkivtenesta kvalitetssikrer og journalfører alle innkomne og utgåande brev/epostar og interne dokument som arkivet eller saksbehandlar/leiar har registrert i systemet. Konvertering til arkivformat skjer etter journalføring.
   

Krav til journalopplysningar:

Mottaksdato, avsendar/mottakar (med firmanamn om det ikkje er frå privatperson), saksmappe, eining og namn på saksbehandlar, offentlegvurdering, tilgangskode, tilgangsgruppe, arkivskapar/journalførande eining, arkivkode
 

Innkomne saksdokument

Arkivtenesta journalfører kvar dag alle innkomne saksdokument. Dette skjer samstundes med registrering. Unntaket er epostar som saksbehandlarar importerer til sak-/arkivsystemet sjølv. Desse blir kvalitetssikra og journalført av arkivtenesta innan tre dagar, saman med andre utgåande dokument og interne notat.
 

Eigeproduserte saksdokument

• Saksbehandlar arkiverer alle saksdokument dei sjølv produserer i og med at all saksbehandling skal gå føre seg i sak-/arkivsystemet.
• Alle dokument i same sak skal vere samla og tilgjengelege
• Arkivtenesta kvalitetssikrer og journalfører kvar dag alle utgåande brev/epostar og interne dokument, samt inngåande epost saksbehandlar importerer sjølv, som er meir enn ein dag gamle. Ved journalføring skjer og ein kontroll med at alle eigenproduserte saksdokument er ført rett i systemet - kvalitetssikring.
• Korrespondanse som utvekslast mellom einingar i kommunen kan ikkje unntakast offentleghet med den grunngjeving at dei er organinterne dokumenter. Interne notat må og vurderast i høve til offentleglova/forvaltningslova.
   

Personsensitive arkiv

• Ein del post til einingar med personregistre registrerast av sikkerhetsmessige og praktiske årsaker ikkje i sak/arkivsystemet, men i fagsystem
• Fagsystem med godkjent arkivkjerne har eigne kvalitetssikringsrutiner.
• Fagsystema utan godkjent arkivkjerne, må ha papirbasert daglegarkiv i brannsikre arkivskåp.
• Høve til å lese i dei arkivdelane, saksmappene og journalpostane i elektronisk sak/arkivsystem som inneheld personsensitive opplysningar vert regulert ved bruk av tilgangsgrupper i systemet, og rolla til saksbehandlar/leiar.