Felles og einsarta skriveretningsliner for saks-, dokument- og filbeskrivelsar i eit sak/arkivsystem er viktig, då det sikrar ei enkel, hurtig og nøyaktig gjenfinning.

For Åmli kommune er det viktig å være klar over at vi har valgfri målform for saksbehandlarane. Det inneber at sakstitlar, dokumenttitlar og filtitlar kan skrivast både på nynorsk og bokmål. Dette er ei utfordring ved seinare søk. Bruk difor ord som er lov både på nynorsk og bokmål så langt det let seg gjere.
 

Saksmappe/SAK

• Tittel på ei saksmappe skal vere dekkande for alle dokument i saka, og for kva saken omhandlar. Den kan gjerne endrast undervegs om saka endrar seg slik at det er naturleg å endre tittelen og.
• Bruk saksfraser i P360 der dette finst (personalsaker, elevsaker, barnehagebarnsaker) - sjå kokebok for P360 og oversikt over sakstyper i eigen rutine.
• Vi bruker ikkje personnavn i sakstittel i saker som ligg i arkivdelar som ikkje klasserast med personnummer.
• Registrer saka i rett arkivdel og med rett klassering og ev. tilgangskode i høve til arkivdel.
• Bruk rett sakstype (t.d. "landbrukssak", "plansak" osv)
   

Dokument/fil

• Tittel på dokument skal vere dekkande for dokumentet (alle filane). Hugs at den skal brukast ved søk seinare. (Ein søknad er ein søknad - ikkje svaret på søknaden - det bør heite "svar på...." eller "Innvilga søknad om...".)
• Bruk fullstendig mottakar/avsendar (firmanamn + person) - Særleg er dette viktig ved import av epost. Bruk kontaktregisteret i P360 - søk og sjå om kontakten ligg inne frå før, om ikkje må du opprette ny kontakt.
• Gi vedlegga og fornuftige navn. Særleg er dette viktig ved import av epost. 
  I eit dokument kan det være mange filer. Filtittel skal fortelje om innhaldet i filen, anten det er eit hovuddokument eller eit vedlegg
• Ikkje bruk personnavn i dokument- eller filtittel.
• Ikkje bruk anna enn godkjende forkortingar - det er ikkje sikkert andre tenker som deg i dag eller om 50 år
• Hugs at vi kan skrive på den målforma vi ønsker, ved søk må ein kanskje søke på både nynorsk og bokmål for å finne saka/dokumentet.
   

Nokre tips/reglar det er greit at alle følger:

• Skriv yrkestittel med liten forbokstav (med mindre det står først i setningen)
• Skriv gnr og bnr uten skråstrek mellom og uten store bokstavar (med mindre det står først i setningen) - gnr 15 bnr 7
• Skriv dato på dette formatet: dd.mm.åååå
• Skriv navn med stor forbokstav i fornavn og etternavn. Dersom bokstav mellom, bruk stor bokstav og punktum (Anne B. Ragde). Hugs at navn berre brukast unntaksvis.

Godkjende forkortingar:

• Stortingsmelding: St meld
• Stortingsproposisjon: St prp
• Odelstingsproposisjon: Ot prp
• Kongeleg resolusjon: Kgl res
• Noregs offentlege utgreiingar: NOU Eks: NOU 2003:30
• Spørsmål: spm
• Punkt: pkt
• Kapittel: kap
• Vedkommande: vedk
• informasjon: info
• Jamfør: jf
• vidaregåande skule: vgs