ELEVARKIV - GRUNNSKULEN

Det finst eit sett med saker som skal opprettast etter behov, pr elev:

Elevarkiv vaksenopplæring har eigen arkivdel, Elevsaker, sakene opprettast i denne arkivdelen, og klasserast med fullt personnummer.

Det er forskjell på om sakene er unntatt offentleghet eller ikkje. Det går fram av oversikten over.

NB: Bruk aldri namn i dokumenttittel når det gjeld barn.

Sakene blir avslutta etterkvart som dei ikkje er aktuelle lenger. Dette er saksansvarleg sitt ansvar.

Ny rutine frå 01.08.2023 - elevdokumentasjon i Visma Samhandling Arkiv

Avsnittet over utgår frå 01.08.2023.

All elevdokumentasjon skal arkiverast frå Visma Flyt Skole og Visma Flyt Sikker Sak til arkivkjerne i Visma Samhandling Arkiv frå 01.08.2023. Integrasjon frå VFS til P360 flyttast frå same tidspunkt til VSA. Oversikten over sakstyper i P360 kan være eit godt utgangspunkt for å definere kva som er arkivverdig.

Frå 01.08.2023 skal arkivdelen Elevsaker i Public 360 stengjast for ny registrering.

Skulepersonell er informert og skal sikre arkivering av all elevdokumentasjon til og med skuleåret 2022/2023 i elevarkivet i P360. All elevdokumentasjon frå skuleåret 2023/2024 skal arkiverast via VFS og VFSS til VSA.

Saksfraser i P360 knytta til elevarkiv slettast frå 01.08.2023.

Spesiell rutine for elevsaker på barn busett i andre kommunar (barn som følgast opp av barnevern):

Her fråviker vi frå prinsippet om sak pr sak då dette er ein heilt spesiell type saker. Ein sak pr barn, som ligg åpen i systemet til barnet fyller 18, eller det må gjerast eit skarpt periodeskille i arkivet.

• Ein sak pr barn med tittel: "NN – elevmappe barn bosatt i annen kommune". Offentleg tittel: "Elevmappe barn bosatt i annen kommune"
• Saken leggast i arkivdel «Elevarkiv» og unntas offentleghet med tilgangsgruppe «Ingen medlemmer - kun meg og min leder» og klasserast med fullt personnummer
• Ansvarlig for saken: Oppvekstleiar
• Fulle rettigheter til ev. annan saksbehandlar i eininga.
• Rektor og anna personale på Åmli og Dølemo skule skal i utgangspunktet ikkje ha tilgang til saken og dokument i saken.
   

ELEVARKIV - VAKSENOPPLÆRING

Saker opprettast etter same prinsipp som for grunnskulen, sjå over.

Elevarkiv vaksenopplæring har eigen arkivdel, VOKS, sakene opprettast i denne arkivdelen, og klasserast med fullt personnummer.

Alle saker i elevarkiv voksenopplæring er unntatt offentleghet for å ikkje røpe klientforhold.

Sakene blir avslutta etterkvart som dei ikkje er aktuelle lenger. Dette er saksansvarleg sitt ansvar.
 

BARNEHAGEBARNARKIV

Det finst eit sett med saker som skal opprettast etter behov, pr barn:

Elevarkiv barnehagebarn har eigen arkivdel, BARN, sakene opprettast i denne arkivdelen, og klasserast med fullt personnummer.

Det er forskjell på om sakene er unntatt offentleghet eller ikkje. Det går fram av oversikten over.

NB: Bruk aldri namn i dokumenttittel når det gjeld barn.

Sakene blir avslutta etterkvart som dei ikkje er aktuelle lenger. Dette er saksansvarleg sitt ansvar.

Det er viktig å være klar over at det ikkje er lovkrav om å dokumentere alle desse opplysningane ang. barnehagebarn. Vi har likevel valt å gjere det av praktiske hensyn.