Einingsleiar må i god tid før nokon skal slutte eller ut i permisjon melde frå til arkivtenesta slik at ein kan kvalitetssikre og vedlikehalde arkivsakene etter den som skal slutte/ha permisjon.

Leiar skal sjå til at den som skal slutte/ha permisjon ryddar opp i sine dokument og saker jfr. saksbehandlar/leiar sine viktigste rutiner. 
Det er og leiar sitt ansvar å sørge for at liste over saker som skal flyttast til annan/ny saksansvarleg leverast arkivtenesta.